Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

A Dexo online időpontfoglalási platform (a továbbiakban: „Platform”) üzemeltetője és a jelen tájékoztatóban meghatározott adatkezelések adatkezelője:

Édes Gábor egyéni vállalkozó (ForgeLab)
Székhely: 1191 Budapest, Artúr utca 17. fs. em. 1. ajtó
Kapcsolatfelvétel adatkezeléssel kapcsolatos ügyekben: studio@forgelab.hu

A Platform egyes feladatait (naptár, foglaláskezelés, vendégkezelés) a Platformon regisztrált vállalkozások – a továbbiakban „Szolgáltató” – igénybe vehetik. Az adott Szolgáltató üzletében megvalósuló, üzleti célú adatkezelés tekintetében a Szolgáltató önálló adatkezelőnek minősül; e körben a Szolgáltató adatkezelésére vonatkozó részleteket az érintett Szolgáltató saját adatkezelési tájékoztatója tartalmazza.

2. Fogalmak

• Vendég: az a személy, aki a Platformon keresztül időpontfoglalást kezdeményez vagy hoz létre.
• Szolgáltató: a Platformon regisztrált, szolgáltatást nyújtó vállalkozás.
• Foglalási adatok: az időpontfoglalás során megadott, illetve az ahhoz kapcsolódó személyes adatok.
• Adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet (beleértve a gyűjtést, tárolást, megjelenítést, továbbítást és törlést).

3. A kezelt személyes adatok köre

Foglalás során (Vendégek):

• Név – a foglalás azonosításához és a Szolgáltatónál történő bejelentkezéshez;
• Email cím – a foglalás visszaigazolásának és az értesítések (lemondás, emlékeztető, módosítás) küldéséhez;
• Telefonszám – a Szolgáltatóval történő kapcsolatfelvételhez, amennyiben a Szolgáltató ezt a mezőt kötelezővé teszi;
• Foglalás adatai – a kiválasztott szolgáltatás, szakember, időpont, ár és időtartam, valamint a megjegyzés mezőben vagy a Szolgáltató által beállított egyedi mezőkben megadott adatok;
• Foglalás műszaki azonosítói – a foglalás visszaigazolásához és a lemondáshoz használt, a rendszer által generált azonosító, valamint a foglalás állapota (jóváhagyásra vár, megerősítve, teljesítve, lemondva, „nem jelent meg”).

Szolgáltatás-igénybevétel során (Szolgáltatók):

• a Szolgáltatói fiók létrehozásához és azonosításához szükséges adatok (név, email cím, telefon),
• a Szolgáltató Platformon közzétett üzleti adatai (cím, elérhetőség, leírás, profil- és galériaképek, blog- és nyitvatartási adatok),
• a foglalásokkal kapcsolatos ügyfél-nyilvántartás (vendégkönyv), beleértve a visszatérő vendégek foglalási előzményeit, a „no-show” jelöléseket és az ügyfél-brifinget.

A szolgáltatás hibamentes működése és biztonsága érdekében a rendszer a hozzáféréshez és a hibaüzenetekhez kapcsolódó műszaki adatokat (pl. naplófájlok, eszköz- és böngészőinformáció) is rögzíthet. A hibafigyelő szolgáltatás (Sentry) csak akkor aktív, ha az adott telepítésnél hibafigyelő azonosító (DSN) van beállítva; ennek hiányában hibaadatot nem küldünk.

4. Az adatkezelés céljai

Az Önre vonatkozó személyes adatokat a Platform működéséhez kapcsolódóan az alábbi célokból kezeljük:

• az időpontfoglalás létrehozása, rögzítése és kezelése, az elérhető időpontok és a dupla foglalás megelőzésének biztosítása;
• a foglalás visszaigazolásának, lemondásának és – a Szolgáltató előrejelzése szerint – emlékeztetőinek e-mailben történő megküldése;
• a foglalási adatok megjelenítése a Szolgáltató számára (naptár, foglaláskezelés, jóváhagyásra váró foglalások kezelése);
• a foglalás állapotának kezelése (jóváhagyás, megerősítés, teljesítés, „nem jelent meg” jelölés, visszaállítás);
• az ismétlődő (sorozatos) foglalások és a várakozólista (waitlist) kezelése;
• a visszatérő vendégek azonosítása, a vendégkönyv és az ügyfél-brifing működtetése, a gyors újrafoglalás lehetősége;
• statisztikák és üzleti összesítések készítése a Szolgáltató részére;
• a Szolgáltatói fiók adminisztrációja, a jogosultságkezelés és a több Szolgáltató elkülönített adatkezelése;
• a Platform biztonságának és hibamentes működésének biztosítása, a visszaélések megelőzése;
• jogszabályi kötelezettségek teljesítése (különösen a Szolgáltató adó- és számviteli kötelezettségei).

5. Az adatkezelés jogalapja

• Szerződés teljesítése – GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont: az időpontfoglalás létrehozása és teljesítése, a foglalás visszaigazolása és kezelése;
• Önkéntes hozzájárulás – GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont: azon adatok kezelése, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez (pl. a kötelezően nem kért mezők), valamint a foglalás során az adatkezelési tájékoztató elfogadása;
• Jogos érdek – GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont: a Platform biztonsága, hibafigyelés, a visszaélések és a dupla foglalás megelőzése, valamint a visszatérő vendégek személyre szabottabb kiszolgálása;
• Jogi kötelezettség – GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont: számviteli és adózási kötelezettségek (pl. a bizonylatok megőrzése).

A hozzájárulás bármikor visszavonható; a visszavonás nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.

6. Adatok tárolása és az őrzési idő

A megkereséshez és foglalási adatokhoz kapcsolódó adatokat legfeljebb 12 hónapig őrizzük. Ha jogszabály (különösen számviteli vagy adózási előírások) hosszabb megőrzést ír elő, az érintett bizonylatokat és nyilvántartásokat a jogszabályban meghatározott ideig (pl. bizonylatok esetén 8 évig) őrizzük meg. A Szolgáltatói fiókokhoz és üzleti adatokhoz kapcsolódó adatokat a fiók fennállásáig tároljuk. A munkameneti azonosítóhoz kapcsolódó adatok a bejelentkezés érvényességi idejéig élnek.

7. Adatok továbbítása (adatfeldolgozók)

A szolgáltatás működtetése során az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe, akikkel adatfeldolgozási szerződés áll fenn:

• Supabase – adatbázis-tárolás és felhasználói jogosultságkezelés (felhőalapú adatbázis);
• Resend – tranzakcionális e-mailek (visszaigazolás, lemondás, emlékeztető) küldése;
• Zoho – a ForgeLab kapcsolattartási és support postaládájának levelezési szolgáltatása;
• Vercel / hosting szolgáltató – a Platform tárolása és üzemeltetése, a szervernaplók tárolása.

A foglalási adatokhoz a Szolgáltató férhet hozzá a saját üzletének kezelőfelületén. A fenti adatfeldolgozók megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaznak az adatok védelme érdekében.

8. Az Ön jogai

Önnek joga van:

• Hozzáférés – tájékoztatást kérni arról, hogy milyen személyes adatait kezeljük;
• Helyesbítés – kérni a pontatlan adatok módosítását;
• Törlés – kérni a személyes adatainak törlését;
• Adatkezelés korlátozása – kérni az adatkezelés korlátozását;
• Adathordozhatóság – kérni az adatait strukturált, géppel olvasható formátumban;
• Tiltakozás – tiltakozni az adatkezelés ellen;
• Hozzájárulás visszavonása – hozzájárulását bármikor visszavonni.

Jogainak gyakorlásához írjon a studio@forgelab.hu címre. Kérését 30 napon belül megválaszoljuk. A foglalásokkal kapcsolatos adatkezelés tekintetében a Szolgáltatóhoz is fordulhat, hiszen az adott Szolgáltató üzletében önálló adatkezelőként jár el.

9. Adatbiztonság

A Platform titkosított csatornán (HTTPS) működik, az adatokhoz való hozzáférést jogosultságkezelés és réteges hozzáférés-védelem biztosítja. Az egyes Szolgáltatók csak a saját üzletük adataihoz férnek hozzá. A személyes adatokat a technológia mindenkori állása szerint megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük.

10. Cookie-k

A Platform kizárólag a működéséhez szükséges technikai cookie-kat használ (bejelentkezés, munkamenet-kezelés). A jelenlegi rendszerben statisztikai, marketing vagy nyomon követő cookie nincs beállítva, ezért ezek használatához hozzájárulás nem kérendő. Részletes, sütinkénti leírást a süti tájékoztatóban talál.

11. Panasz benyújtása

Ha úgy gondolja, hogy a személyes adatai kezelése jogszabályba ütközik, elsőként forduljon hozzánk a studio@forgelab.hu címen. Emellett panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):

Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Telefon: +36 (1) 391-1400
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
Web: www.naih.hu

12. A tájékoztató módosítása

Jelen tájékoztatót a jogszabályi környezet és a Platform fejlesztésének függvényében módosíthatjuk. A módosításról a frissítés időpontját feltüntetve adjuk közre ezen az oldalon. A Vendégek a foglalás során minden esetben az aktuális tájékoztatót fogadják el.